以前的會議室是 “ 講臺放幾支麥克風 / 墻上掛幾支大喇叭，領導就作報告，聽眾紙筆記錄。 ” 這種落后的會議模式遠遠不能滿足現在高速交流的信息時代對會議系統的要求，在科技與社會飛速發展的今天，人們在日常生活和工作中占有和接觸的信息量越來越大，因此人們之間的信息交流和溝通也就變得越來越頻繁，越來越重要。商務談判、設計方案演示、來賓會見、領導蒞臨等等都是人與人之間多媒體信息的交流，要更好的達到目的就需要 “ 會議 ” 來解決問題。現代會議要的是簡潔明快的表達自己的意思，生動清晰的展示自己的產品，還要易于控制多變的現場環境等。形象的說就是我們需要高質量的音頻信號，高清晰的視頻動態畫面及圖像、實物資料，準確無誤的數據表達及一套實用高效的控制系統，以方便實現所有操作。這時的會議系統不但進入了有序的組織狀態，同時也保證了會議高效的進行，這樣的會議解決方案無疑是目前世界上最具有現實意義的會議組織的工具，我們將其稱為智能會議系統。

多媒體會議系統可以輕松的實現如下功能：用戶只需要坐在觸摸屏前，便可以直觀的操作整個會議系統，包括系統開關、各設備開關、燈光明暗度調節、信號切換、信號源的播放和停止、各種組合模式的進入和切換、音量調節，以及對用于擴聲的會議音響系統；用于討論、表決、投票的數字會議及同聲傳譯系統；用于遠程會議的視頻會議系統；用于視頻、 VGA 信號顯示的大屏幕投影系統；用于提供音視頻信號的多媒體周邊設備等等。

因此，我們將中央控制系統、矩陣切換系統、錄播系統、遠程視頻會議系統、大屏顯示系統等系統與各種音、視頻信號（如 DVD 、錄像機、攝像機、視頻展示臺）及計算機信號有機結合在一起因為可以給人們實現最直觀、最快捷的演示及播放等功能。多功能會議系統的興起，非常適合中國的國情，滿足政府、企事業單位、軍工、教育培訓的應用。

可靠性： 高可靠性和高穩定性是系統設計的首要目標，在設計中要充分考慮大廳應用中可能出現的情況，在設備選型時，在條件允許的情況下，盡可能選取高可靠性和高穩定性的設備，關鍵設備應有備份，以保障系統在任何條件下的正常使用。

實用性： 兼顧會議室集演示、會議、報告等多種使用功能，務必講究簡潔實用，滿足各種使用要求。

移動性

在設計中充分考慮多種設備的可公用性，即可以移動及組合使用，從而大大提高系統設備的利用率，使整體上滿足經濟性要求。

先進性

在設計中要按照高起點、高質量、高可靠性的原則設計，采用當前國際上先進并成熟的技術設備及施工工藝，保證系統的技術水平和長期生命力。

擴充性

各系統應具有數據共享功能，可以與其它系統相聯，以便于獲取相關數據。系統應具有 INTERNET 及網絡接口，便于查詢所需信息或進行信息發布。

智能性及友善性

設計中使用的界面應盡可能友善，操作盡可能簡單，便于用戶的使用。